5 ключевых кадровых коэффициентов. нормативы, формулы расчета

Для чего нужно определять штатную численность?

Штатная численность работников — это то, без чего не обходится ни одно успешное и эффективное предприятие

Учитывать и следить за этим показателем важно, так как от него зависит конечный успех всего вашего бизнеса

Необходимо, чтобы руководитель и начальник отдела кадров не забывали контролировать эти параметры, постоянно обновляли статистические данные, предоставляя актуальные сведения. Данные по штатной численности работников необходимо регулярно заносить в отчетные документы. Их составление регламентировано соответствующими законодательными актами и требованиями.

Коротко о калькуляторе для расчета численности и загруженности персонала

Версия 3.0 — логическое продолжение версии 2.0, описание которой можно прочитать в статье Калькулятор для расчета численности 2.0. Новая версия калькулятора с одной стороны, стала проще, с другой стороны, дает пользователю больше возможностей.

С точки зрения методологии работа калькулятора строится на подходе, подробно описанном в статье про 12 принципов расчета численности персонала

Как и все предыдущие версии, калькулятор реализован в виде защищенной от изменений книги MS Excel с несколькими листами.

Для корректной работы калькулятора ячейки, не предназначенные для ввода данных, защищены от изменений.

Анализ ценности информации

    Вопрос   

                 Номер информации в соответствии с табл. 1

1

2

3

4

5

6

Какая        информация   получена?    

См. табл. 1

Для чего она используется?

Для        определениякакой      кандидат   нам нужен  

Для поиска   потенциальныхкандидатов   

Для отбора подходящего кандидата              

Для        принятия   решения по кандидату  

Для        обеспеченияобратной   связи с    кандидатом 

Кто ее       использует?  

ГПП        

СМИ          

ГПП        

РП         

ГП         

Кандидат   

Как часто онаиспользуется?

По мере открытия вакансии

Постоянно              

По мере открытия       вакансии               

Совпадает ли частота ее   использованияс частотой   получения?   

Не всегда  

Не всегда    

Не всегда  

Да         

Не всегда  

Не всегда  

Является ли  она          информацией  хорошего     качества?    

Не всегда  

Не всегда    

Не всегда  

Да         

Да         

Да         

Что          достигается сее помощью?  

Получение  информации о          необходимомкандидате  

Получение    информации о потенциальныхкандидатах   

Определение подходящегокандидата              

Решение по кандидату  

Уведомлениекандидата  

Доступна ли  иная         информация,  которая моглабыть         использована вместо       получаемой?  

Нет        

Нет          

Да         

Нет        

Нет        

Нет        

Каковы       затраты на ееполучение?   

Минимальные

Достаточно   высокие      

Минимальные

Минимальные

Минимальные

Минимальные

По результатам проведенной в табл. 2 оценки мы видим, что:

1. Заявка на подбор персонала формируется заказчиком не всегда точно, полно и своевременно. Иными словами, информация, предоставляемая подразделением, куда требуется сотрудник, полностью не отражает качественные характеристики необходимого сотрудника и предоставляется тогда, когда уже поздно (то есть тогда, когда уже должна быть замена уходящему сотруднику).
2. Информация о принятом решении доводится до отдела по подбору персонала и до самого кандидата не всегда своевременно. Это, в свою очередь, приводит к тому, что сотрудники, подходящие под требования компании, часто находят другое рабочее место в ожидании ответа от нашей компании.

Определение КПК

Исходя из понятия кадрового ядра, можно вывести определение КПК – коэффициента постоянства кадров. Показатель КПК характеризует часть персонала, которая сохранила свое рабочее место в течение полного года и более в своем среднесписочном составе. Он свидетельствует о степени стабильности кадрового ядра организации

При расчетах во внимание принимается не рабочий год каждого конкретного сотрудника, а год по календарю: с 1 января по 31 декабря, поскольку именно этот период считается отчетным

Участившаяся практика снижения заработной платы работникам, сокращение кадров на фоне кризисных явлений в российской экономике обусловливают необходимость в разработке методических подходов к эффективной оценке кадрового потенциала организации. Подробнее про аудит кадрового потенциала компании

Любое ли увольнение влияет на текучесть?

Увольнение само по себе еще не означает текучести

Когда рассчитывают искомый коэффициент, принимаются во внимание только причины увольнения, не зависящие от производственной или государственной необходимости. К ним относятся:

• собственное желание сотрудника;
• прогул;
• уход без разрешения;
• нарушение дисциплины или техники безопасности;
• непрохождение по итогам аттестации;
• рабочий перевод и др.

Причинами увольнения, не идущими в счет при определении текучести, являются:

• сокращение численности;
• сокращение штатов;
• реорганизация;
• смена руководства и вследствие этого кадровые перестановки;
• уход сотрудников на пенсию.

Пример расчёта коэффициента текучести

В массажном салоне «Вдохновение» в январе 2015 года работало 10 сотрудников: администратор, уборщица и 8 мастеров. В феврале двое мастеров уволилось, на их место взяли троих новых. В апреле пришел еще один мастер. В мае было принято решение принять на работу младшего администратора, а в июне в связи с расширением деятельности наняли еще одну уборщицу. В сентябре один мастер попросил расчет, так как переезжал в другой город. Таким образом, за год было уволено 3 человека, принято на работу 5. Рассчитаем годовой коэффициент текучести кадров данного салона.

Сначала определим среднесписочную численность работников:

С1 (январь) – 10 чел.;С2 (февраль) – 10-2+3 = 11 чел.;С3 (март) – 11 чел.;С4 (апрель) – 12 чел.;С5 (май) – 13 чел.;С6 (июнь) – 14 чел.;С7 (август) – 14 чел.;С8 (сентябрь) – 13 чел.;С9 ­– С12 (октябрь-декабрь) – 13 человек.

СЧ = (10 + 11 + 11 + 12 + 13 + 14 + 14 + 13 + 13х3) : 12 = 150: 12 = 12,5.

КПК за год: 3 х 100 / 12,5 = 24%. Для предприятий данного уровня это вполне нормальный показатель.

Показатель текучести персонала считается одним из наиболее распространенных критериев, по которым оценивают эффективность работы кадровых служб. Высокая текучесть кадров отрицательно сказывается на деятельности предприятия, не дает сформироваться коллективу, а значит, и корпоративному духу, что неизменно влечет за собой снижение производственных показателей и эффективности работы.Посмотреть расчет, анализ и выводы по коэффициенту текучести кадров

Основные коэффициенты: описание и назначение

Что касается основных кадровых коэффициентов, то среди них можно выделить наиболее значимые, а именно:

Более подробно про кадровые коэффициенты читайте в статьях: → Коэффициент текучести кадров: формула расчета, норматив, использование; → Расчет и особенности использования коэффициента постоянства кадров. Эти коэффициенты являются основными при анализе кадровой политики на предприятии, и их необходимо оценивать в совокупности, чтобы иметь четкое представление о происходящем в организации. Систематическая оценка кадрового потенциала во многом позволяет выявить пробелы в кадровой политике или риски, воздействие которых приведет к возникновению различных негативных ситуаций в коллективе предприятия.

Субъективные показатели качества медицинской помощи

В США для оценки качества услуг здравоохранения пациентами в медицинских учреждениях был разработан специальный опросник – Анкета для оценки пациентами больничных учреждений и медицинских центров (Hospital consumer Assessment of Healthcare Providers and Systems – HCAHPS). 

Научное исследование по разработке анкеты было начато в 2002г. Министерством здравоохранения США совместно с Агентством по исследованиям и качеству в области здравоохранения (Agency for Healthcare Research and Quality – AHRQ). Вопросы анкеты были размещены для общественного обсуждения. В мае 2005г. Национальный форум по качеству (National Quality Forum) (организация, созданная для стандартизации измерения качества и отчетности в области здравоохранения) официально одобрила этот опросник. Сегодня он предназначен, во-первых, для получения сопоставимых данных между медицинскими организациями, во-вторых, для формирования публичной отчетности. В опросе участвуют случайно отобранные пациенты, которые были недавно выписаны из больницы. 

Все вопросы анкеты разбиты на следующие категории:

1. Взаимодействие с медицинскими сестрами.
2. Взаимодействие с врачами.
3. Отзывчивость больничного персонала.
4. Управление болью.
5. Информированность по поводу лекарств.
6. Информированность по поводу выписки.
7. Общая оценка состояния здоровья.
8. Чистота в больнице.
9. Комфортные условия пребывания в больнице.
10. Общая оценка больнице.
11. Рекомендация больницы друзьям и близким.

Примеры вопросов, входящие в каждую категорию, представлены в табл. 1.

Разработка мероприятий по повышению эффективности системы набора персонала

Информация
Критерий качества
Причины, вызывающие снижение качества подбора персонала
Мероприятия по улучшению ситуации
1
2
3
4
Заявка на подборперсонала
Достаточная точность
Недопонимание РП влияния качества данной информации на конечный результат поиска
Проведение занятийпо составлению заявки на подбор

Разъяснительная работа о важности данного документа
Полнота Своевременность
Отношение РП к данному вопросу какк второстепенному
Информация о кандидатах (резюме из СМИ)
Полнота
Некачественное заполнение резюме кандидатами
Требование заполнения резюме по установленному на предприятии образцу
Своевременность Достаточная точность Полнота Достоверность Краткость Своевременность Ценность выше
Неэффективность ряда источников СМИпо привлечению персонала
Проведение анализаэффективности источников привлечения персонала
Информация по кандидатам, по которым принято решение
Своевременность
Неоперативность в принятии решений покандидату со стороны РП
Ведение единой базы кандидатов для контроля за сроками принятия решения
Сообщение кандидатам о принятом решении
Своевременность
Необходимость рассмотрения РП большего количествакандидатов для принятия решения
Информирование кандидатов о достаточно большихсроках принятия решения

Проведение занятий по составлению заявки на подбор персонала

Разъяснительная работа о важности данного документа

Полезность данного мероприятия заключается в привитии профессиональных навыков в составлении заявки на подбор

При этом особенно важно показать зависимость полученного результата(подобранного квалифицированного сотрудника) от качества заполнения первоначальной заявки

В качестве недостатка предлагаемого решения выступает определенный субъективизм мнения лица, заполняющего заявку о личных и профессиональных навыках потенциального кандидата.

Исполнитель: начальник отдела подбора персонала

Срок: до 01.06.2010.

1. Требование к кандидатам заполнять резюме по установленному на предприятии образцу.

За счет реализации данного мероприятия достигается единообразие в информации, представляемой для принятия решения о приеме на работу. Таким образом, в бланке резюме должна быть учтена вся необходимая информация для принятия решения руководителем и группой подбора персонала о возможном трудоустройстве кандидата. Недостатком является вероятность умышленного неотражения какой-либо существенной информации кандидатом.

Исполнитель: специалисты отдела подбора персонала,

Срок разработки формы: до 01.06.2010.

Срок заполнения: постоянно.

1. Проведение анализа эффективности источников привлечения персонала.

Оценка эффективности, выраженная в сопоставлении затрат на размещение вакансии с полученной информацией о кандидатах, позволит выбрать наиболее результативные каналы. Основным недостатком при этом остается определенный субъективизм данной оценки.

Исполнитель: специалисты отдела подбора персонала.

Срок: ежеквартально, с 01.06.2010.

1. Ведение единой базы кандидатов для контроля за сроками принятия решения.

Цель — обеспечить контроль за сроками принятия решений по кандидатам. Преимущества заключаются в достаточной простоте реализации. Недостаток в том, что реализация мероприятия может полностью не решить данную проблему.

Исполнитель: начальник отдела подбора персонала.

Срок разработки формы: до 01.06.2010.

Срок обновления базы: ежедневно.

1. Информирование кандидатов о достаточно больших сроках принятия решения по ним.

Цель мероприятия — снять возможный негативизм кандидатов при длительном отсутствии информации о принятии решений. При этом недостатком остается вариант, при котором самые профессионально подготовленные кандидаты за период принятия решения в нашей компании уже будут приглашены в другую.

Исполнитель: специалисты отдела подбора персонала.

Срок: ежедневно, с 01.06.2010.

В результате реализации предлагаемых мероприятий в ОАО «Полет» в течение первого полугодия 2010 г. штат предприятия был укомплектован на 89%, а к концу года — на 96%. Для сравнения: на начало 2010 г. укомплектованность штата составляла 72%. Оставшаяся неукомплектованность в 4% оценивается нами как нормальная, учитывая, что текучесть персонала в пределах 5 обеспечивает необходимую обновляемость персонала компании и не допускает «застоя».

Коротко о калькуляторе для расчета численности и загруженности персонала

Версия 3.0 — логическое продолжение версии 2.0, описание которой можно прочитать в статье Калькулятор для расчета численности 2.0. Новая версия калькулятора с одной стороны, стала проще, с другой стороны, дает пользователю больше возможностей.

С точки зрения методологии работа калькулятора строится на подходе, подробно описанном в статье про 12 принципов расчета численности персонала

Как и все предыдущие версии, калькулятор реализован в виде защищенной от изменений книги MS Excel с несколькими листами.

Для корректной работы калькулятора ячейки, не предназначенные для ввода данных, защищены от изменений.

Укомплектованность кадрами: как считать по формуле

В практике кадровой работы под укомплектованностью кадрами понимают наличие сотрудников на каждой должности и штатной единице, фигурирующих в штатном расписании. Полная укомплектованность предприятия кадрами означает, что вакантных штатных единиц нет. В этом случае укомплектованность кадрами равна 100%, а коэффициент укомплектованности — единице. Как более наглядный показатель используется процент укомплектованности кадрами.

Формула расчета нормативной численности

Н = V : (Фрв × Впл × Квн) где:

• V — плановый объем работ;
• Фрв — фонд рабочего времени на планируемый период;
• Впл — плановая выработка на сотрудника;
• Квн — плановый коэффициент выполнения норм.

Расчёт можно проводить как в целом по организации, так и по отдельным её структурным подразделениям, должностям, специальностям, профессиям, выполняемым функциям.

Пример расчёта нормативной численности сотрудников

В отделе продаж организации «Альфа», производящей фланцы, работает 15 сотрудников. Генеральный директор решил проверить оптимальность численности. Задача по определению возможности сокращения штата отдела была возложена на директора по персоналу.

Для расчёта нормативной численности HR использовал формулу Н = V: (Фрв × Впл × Квн), где:

1. V — 1 264 710 000 руб.;
2. Фрв — 1803 часа;
3. Впл — плановая выработка 66 699 руб, фактическая выработка 60 305 руб.;
4. Квн — 66 699 руб.: 60 305 руб. = 1,11.

Итог: Н = 1 264 710 000 руб.: (1803 ч × 66 699 руб. × 1,11) = 9 человек.

Цифра показала, что штат отдела необоснованно велик и его необходимо сократить.

Укомплектованность кадрами: формула для расчёта численности персонала на основе данных нормирования

Укомплектованность штата: формула расчёта дефицита кадров

Шч = Оз : Нф х Кн, где:

• Шч — штатная численность;
• Оз — общие затраты на объем работы за год, час;
• Нф — нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год, час;
• Кн — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы сотрудников во время отпуска, болезни.

Пример расчёта дефицита кадров

В структурном подразделении полная укомплектованность кадрами — в общей сложности трудоустроено 100 человек. HR решил рассчитать дефицит кадров, который вызван отсутствием сотрудников по причине болезни и отпусков. За расчётный период он взял 12 месяцев. Руководитель использовал формулу Шч = Оз : Нф х Кн, где:

• Оз — 202300 часов за год;
• Нф — 2023 часа за год;
• Кн —% (Шч : Срч × 100%).

Итог: Шч = 202300 : 2023 х 4% = 4 человека.

Так как отсутствие 4 человек никак не сказывается на работе, было принято решение не расширять штат.

Формула расчёта укомплектованности кадрами в процентах

Qs = Шч : Срч × 100 (%), где

• Qs — укомплектованность кадрами в процентах;
• Шч — штатная численность или требуемое количество персонала по штатному расписанию или ресурсному плану;
• Срч — средняя численность персонала за отчетный период

Пример расчёта укомплектованности кадрами

В штатная численность сотрудников — 270 человек, фактически работает только 247 из них. HR решил посчитать укомплектованность кадрами по формуле Qs = Шч : Срч × 100 %, где:

• Шч — 270 человек;
• Срч — 247 человек.

Итог: Qs = 270 : 247 х 100% = 1,093%.

Вышел высокий процент укомплектованности кадрами. Формула показала, не хватает всего 1,093% от штатной численности. Затем HR выяснил, сказывается ли это на количестве продаваемых товаров и услуг. Для этого менеджер сравнил показатели за несколько периодов. Разница оказалась несущественной.

Коэффициент укомплектованности кадрами: формула расчёта

Для расчёта коэффициента укомплектованности кадрами используют упрощённую формулу:

Qk = Шч : Срч, где

• Qk — коэффициент укомплектованности кадрами;
• Шч — штатная численность или требуемое количество персонала по штатному расписанию или ресурсному плану;
• Срч — средняя численность персонала за отчетный период.

Если вы обнаружили низкий коэффициент — проведите пульс-опрос, чтобы установить проблемы и устранить их. Как правило, люди недовольны банальными вещами, которые вы в силах исправить с минимальными потерями для организации.

Как подготовиться к пульс-опросу, чтобы установить причину низкого коэффициента укомплектованности штата

Смотрите анкеты для опроса в журнале

Определение КПК

Исходя из понятия кадрового ядра, можно вывести определение КПК – коэффициента постоянства кадров. Показатель КПК характеризует часть персонала, которая сохранила свое рабочее место в течение полного года и более в своем среднесписочном составе. Он свидетельствует о степени стабильности кадрового ядра организации

При расчетах во внимание принимается не рабочий год каждого конкретного сотрудника, а год по календарю: с 1 января по 31 декабря, поскольку именно этот период считается отчетным

Участившаяся практика снижения заработной платы работникам, сокращение кадров на фоне кризисных явлений в российской экономике обусловливают необходимость в разработке методических подходов к эффективной оценке кадрового потенциала организации. Подробнее про аудит кадрового потенциала компании

Что такое текучесть кадров

Считается, что самый важный актив любого бизнеса — это люди. И с этим трудно поспорить. Развитие технологий привело к тому, что в большинстве своем компании конкурируют главным образом благодаря высококлассным специалистам. Это можно сказать не только о таких технологических компаниях, как Facebook и Google. Будущее современных компаний в принципе зависит от их готовности и готовности персонала к постоянным инновациям. Большинство организаций, конечно, понимают, что их преимущественное положение на рынке связано с людьми, однако лишь немногие из них всерьез задумываются о том, как усовершенствовать процесс удержания сотрудников и сократить показатель текучести персонала.

По сути, под текучестью персонала понимается процент сотрудников, которые увольняются из компании в течение определенного периода времени. Поскольку текучесть персонала очень дорогостоящий процесс, HR-менеджерам приходится внедрять практики для сохранения рабочих команд.

Норма текучести кадров часто зависит от сферы работы компании. Так, например, в ритейле и ресторанном бизнесе нормой считается текучесть в 20-30%, в то время как для ИТ-компании такой показатель будет тревожным сигналом. Но в любом случае каждая компания должна контролировать процессы движения персонала.

О чем говорит коэффициент постоянства кадров

Стремясь повысить стабильность кадрового ядра, руководство компании рассчитывает на то, что опытные сотрудники, работающие на предприятии продолжительный период, не только хорошо усвоили все производственные процессы, но и могут принимать самостоятельные решения для повышения эффективности работы – как своей собственной, так и фирмы в целом.

Вычисляя коэффициент, свидетельствующий о стабильности кадрового ядра, менеджеры по персоналу преследуют сразу несколько целей. Самая основная из них – оценка эффективности и формирование влияния на кадровую политику. Что может предоставить для анализа коэффициент постоянства кадров:

• возможность разделить персонал на функционально значимые группы:
• определение сотрудников с максимальным стажем;
• выяснение причин текучести персонала;
• предположения, за счет чего можно повысить стабильность кадров;
• формирование кадрового ядра.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! КПК тесно связан с КТК – коэффициентом текучести, можно сказать, что это его обратная сторона. Изучая один показатель, можно попытаться определить причины роста (снижения) второго и выявить возможность повлиять на него в нужную сторону

Использование полученных результатов в практических целях

Использование результатов расчета кадровых коэффициентов обязательно должно быть не только зафиксировано на бумаге, но и использовано в практических целях, иначе данная деятельности не будет иметь никакого смысла. Полученная информация будет сигнализировать о каких-либо кадровых проблемах, которые имеются на предприятии, а потому необходимо изучить результаты более детально. При этом представленные данные могут характеризовать ситуацию с самых различных сторон, но в целом они должны использоваться как система, то есть раскрывать обстоятельства по различным критериям.

Результаты могут быть использованы по следующим направлениям:

• выявление явных и скрытых проблем в кадровой политике предприятия;
• разработка мероприятий, способных улучшить условия трудовой деятельности работников;
• поиск резервов снижения затрат на осуществление кадровой политики;
• устранение малоэффективных способов и методов ведения кадровой политики предприятия;
• совершенствование механизма управления кадрами в компании;
• снижение рисков возникновения негативных ситуаций в перспективном будущем.

Документальное оформление

Вся информация по поводу необходимой численности работников зафиксирована в специальной справке. В ней находятся все подразделения, все должности и количество штатных единиц. Справка обязательно изучается и подписывается руководителем, все изменения также вносятся с его разрешения.

Формат не унифицирован, но обычно выполняется по одному шаблону. Наверху располагается шапка, в которой указывается наименование организации, ее юридический адрес, а также имя генерального директора и дата составления справки.

Далее располагается табличная часть, состоящая из трех колонок, в которых располагаются данные по каждому структурному подразделению и его составу. Также указывается число работников по каждой должности отдельно и суммированные итоги.

В конце справки обязательно должна стоять подпись руководителя и второго ответственного лица. Ниже располагается печать.

Документы для скачивания (бесплатно)

Образец справки о штатной численности

Как часто проводить расчёт укомплектованности кадрами и что делать с результатами

Проводите расчёт укомплектованности кадров с определённой периодичностью, например, раз в 3, 6, 9 или 12 месяцев. Помимо этого оценивайте позиции предприятия на рынке труда, его конкурентоспособность и привлекательность для соискателей.

Если вы замечаете дефицит кадров, решайте проблему путём формирования кадрового резерва, перестановки сотрудников, обучения и переподготовки. Когда штат чрезмерно большой, приступайте к сокращениям. Это позволит избежать лишних затрат и проблем при подаче годовой отчётности генеральному директору.

7 советов, как выигрышно подать руководителю цифры в отчёте

Больше советов в журнале

Показатели укомплектованности кадрами используйте и для оценки качества подбора персонала. Анализируйте текучесть кадров, производительность труда. Если вы замечаете, что штат компании лишь растёт, а остальные показатели оставляют желать лучшего, проведите профилактическую работу с HR-ами. Выясните, на каком этапе они совершают ошибки, а затем подумайте, как их исправить.

Вывод

Высокие показатели укомплектованности кадрами означают, что организация обеспечена достаточным количеством сотрудников. Это гарантия своевременного и эффективного выполнения стратегических задач. Постоянная нехватка специалистов — тревожный сигнал. Если вы замечаете, что проблема усиливается, проведите комплексный анализ всех систем и подсистем.

Похожие записи:

Креатинкиназа Рейтинг качества питьевой воды. какую воду можно пить, а какую Извращенец совратил мальчика, а после «глумился» над ним дома на кубани Хирургическая активность расчет. оперативная активность по профилю сосудистой хирургии в медицинских организациях различного уровня. среднегодовая численность населения Способы измерения количества капель жидкости в 1 мл, чайной ложке и шприце Сестринское дело как специальность и призвание