Порядок уничтожения документов с истекшим сроком годности и составление акта утилизации

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы. Все чаще организации стали использовать электронный документооборот

Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2021 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2021 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

  • для граждан — от 100 до 300 рублей;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

  • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

  • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
  • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
  • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

  • принудительные работы;
  • запрет занимать определенные должности;
  • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
  • лишение свободы на срок до 2 лет.

Что такое акт об уничтожении документов

Ряд документов, имеющих юридическую силу, необходимо хранить постоянно. По мере необходимости, они могут передаваться в централизованные или собственные архивы, оцифровываться с внесением информации в базы данных. Однако большинство документов утрачивается свое значение достаточно быстро. Как только истекут регламентированные сроки хранения, их можно уничтожить.

Для некоторых видов бланков и форм необходимо соблюдать специальные правила уничтожения. Например, в организациях, работающих со сведениями гостайны или с персональными данными граждан, утверждены специальные регламенты.

Инструкция по заполнению акта

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
  2. В основную часть акта вписывают
    • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
  3. состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
  4. фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  5. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Зачем уничтожать бухгалтерские документы

Любая хозяйственная операция в компании в обязательном порядке должна быть документально подтверждена. Таким образом, наличие оправдательных документов и легкий доступ к ним являются непременными для каждой организации.

Чем дольше существует компания, тем больше бумаг у нее накапливается. Рано или поздно перед руководителем возникает вопрос о порядке избавления от них.

Но какие документы и в каком порядке можно ликвидировать? Давайте разберемся в этом вопросе.

После того как был завершен отчетный период, бухгалтер должен подшить бумаги и организовать их хранение в соответствии с порядком, установленным законодательными актами, а также обеспечить доступ к ним в течение пяти лет. Этот срок устанавливает закон о бухгалтерском учете.

Однако существует ряд бумаг, сохранность которых должна быть обеспечена на постоянной основе, например годовая отчетность.

Если бумаги не относятся к архивному фонду фирмы, то она может сама определить порядок их уничтожения, прописав его в локальных нормативных актах. Это возможно потому, что в законодательных актах этот аспект не уточнен.

Для хранения бумаг, не подлежащих уничтожению, можно организовать отдельный архив. Что же касается бухгалтерских бумаг, срок хранения которых составляет десять лет, то они в архив не передаются, а остаются в бухгалтерии и по прошествии времени ликвидируются.

В отношении некоторых категорий бумаг установлен индивидуальный порядок хранения и его сроки.

Часто бухгалтеры сталкиваются с тем, что в различных законодательных актах указаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. Это может быть связано с их принадлежностью как к бухгалтерскому учету, так и к налоговому.

В этой ситуации стоит опираться на тот законодательный акт, который обозначает больший срок.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

  • Закон об архивном деле;
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение));
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень));
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила)).

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) ().

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (, ). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в . 

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Сроки хранения

Документы, скапливающиеся на фирме, можно отправить на хранение в специальные организации, заключив с ними соответствующий договор.

В случае самостоятельного ведения архива разрабатывается нормативно-правовой акт, описывающий подробные условия и порядок хранения всех видов рабочей документации. Для этого создается соответствующий отдел либо же каждая структурная единица отвечает за хранение своих бумаг: кадровые — в отделе кадров, в бухгалтерии — различные счета, договора и прочая бухгалтерская документация. Второй вариант используется в основном в коммерческих организациях и фирмах с небольшим штатом сотрудников.

Правила регулирования

Для рационализации хранения создается упорядоченный архив с определенным порядком приема, учета и обеспечения сохранности бумаг. Сроки для каждого вида устанавливаются в соответствии с законодательством.

Так, нормативно-правовые акты, регулирующие все «бумажные дела» включают в себя следующие постановления:

  • закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
  • правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
  • приказ Минкультуры № 558 (о типовых управленческих документах);
  • приказ Минкультуры № 1182 (о сроках хранения);
  • постановление ФКЦБ № 03−33/пс (о документах АО).

Отдельное подразделение для ведения архива оборудуется в случае большого объема документации. Все деловые бумаги предприятия делятся на следующие виды в зависимости от регламентируемого времени хранения:

  • постоянные;
  • временные (менее 10 лет) — эта разновидность, как правило, не сдается в архив, а хранится в каждом структурном подразделении отдельно;
  • временные со сроком хранения более 10 лет;
  • личные дела сотрудников организации.

Рекомендуем: Как получить лицензию на утилизацию опасных отходов К постоянным документам относятся бумаги, содержащие сведения о политике фирмы и основных направлениях ее деятельности, участии в культурной и научной деятельности. Кроме них, в этот список также входят документы, регулирующие права и обязанности всех сотрудников, клиентов и партнеров организации, правила взаимодействия и другие сведения, представляющие ценность для предприятия.

Особенности перечня

Все указания по поводу сроков и правил хранения определенного вида документации содержатся в таком законодательном акте, как Перечень. Он играет важнейшую роль в организации и оформлении дел. К тому же при проведении проверок к этому акту обращаются специальные экспертные комиссии. Перечень является основным документом, регулирующим архивацию документации в различных по форме собственности организациях. Для кадровых документов перечень содержит 2 специальных раздела:

  1. «Трудовые отношения» — это седьмой раздел, фиксирующий организацию и нормирование трудовой деятельности работников, а также тарификацию оплаты в соответствии с предписанием. Здесь же содержатся бумаги по охране труда и данные о проведенных инструктажах.
  2. «Кадровое обеспечение» — восьмой раздел включает в себя документы, регулирующие зачисление на работу, перевод сотрудников и увольнение, а также сведения о повышении квалификационного уровня и наградах работников.

Временное хранение осуществляется всеми типами организаций независимо от их организационно-правовой формы, а постоянное только муниципальными, государственными и теми частными фирмами, что самостоятельно заключили соглашение с архивом. Тем не менее любая организация обязана хранить деловые бумаги как минимум 10 лет, а далее поступать в соответствии с законодательно регулируемым регламентом.

Основные кадровые бумаги имеют следующие сроки хранения:

Рекомендуем: Виды и порядок уборок в лечебном учреждении

N по Перечню Наименование Срок хранения
576 Коллективные договоры Постоянно
586 Графики учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
587 Бумаги о соблюдении условий работы и дисциплины 3 года
602 Положения об аттестации рабочих мест 45 лет (в особых случаях — 75 лет)
624 Документы и инструктажи по технике безопасности 5−10 лет
687 Бумаги по командировкам 5, а для зарубежных — 10 лет
653 Сведения о работниках на госдолжностях, структурированные по полу, возрасту, стажу работы и образованию Постоянно
656 Личные дела работников всех уровней Постоянно
657 Трудовые договоры любого порядка 75 лет
658 Личные дела и карточки работников как постоянных, так и временных 75 лет
664 Оригиналы личных документов До востребования или 75 лет
693 Графики отпусков сотрудников 1 год
696 Протоколы собраний, заседаний, постановления специальных комиссий 15 лет (75)

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта ниже. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

    Общество с ограниченной    ответственностью "Марс"                          Утверждаю    (ООО "Марс")             Акт                                     Директор ООО "Марс"                                                     Копылов /Г.Д. Копылов/      20.01.201010 N 1                               20.01.2010         г. Кострома    О выделении к уничтожению    документов, не подлежащих    хранениюНа основании ______________________________________________________________               (название и выходные данные перечня документов с указанием                                  сроков их хранения)___________________________________________________________________________отобраны   к   уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение следующие документы----T---------T-------T-------T------------T----------T---------T---------¬¦ N ¦Заголовок¦Крайние¦ Номера¦Индекс дела ¦Количество¦  Сроки  ¦Примеча- ¦¦п/п¦ дела или¦  даты ¦ описей¦     по     ¦  ед. хр. ¦хранения ¦ние      ¦¦   ¦групповой¦       ¦       ¦номенклатуре¦          ¦  дела   ¦         ¦¦   ¦заголовок¦       ¦       ¦    или     ¦          ¦и номера ¦         ¦¦   ¦   дел   ¦       ¦       ¦ номер дела ¦          ¦статей по¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦  по описи  ¦          ¦ Перечню ¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦...¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦   ...   ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦ 12¦График   ¦  2008 ¦04/2008¦    04-10   ¦     1    ¦  1 год, ¦         ¦¦   ¦отпусков ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 693 ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦ 13¦Табели   ¦  2004 ¦06/2004¦    06-13   ¦    12    ¦  5 лет, ¦         ¦¦   ¦учета    ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 586 ¦         ¦¦   ¦рабочего ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦¦   ¦времени  ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦   ¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦         ¦L---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+----------      19 (девятнадцать)                     1998 - 2008Итого ------------------------------ дел за -------------------------- годыНачальник отдела архивации           Пучкина                 /А.И. Пучкина/СогласованоПротокол ЦЭК (ЭК)   19.01.2010   18от ---------- N --Документы в количестве 19 (девятнадцать)  ед. хр. весом 9 кг. 500 г сданы вООО "Переработка вторсырья" на переработку по приемо-сдаточной накладной от04.02.2010 N 16.Изменения в учетные документы внесены.Начальник отдела архивации                 Пучкина           /А.И. Пучкина/

Примечание. Шредер — прибор для уничтожения бумаг. Шредирование — разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9×50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78×11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Запись «Изменения в учетные документы внесены» означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе «Примечания» указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.

Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.

Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.

На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек <2> испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.

<2> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Зачем уничтожать бухгалтерские документы

Любая хозяйственная операция в компании в обязательном порядке должна быть документально подтверждена. Таким образом, наличие оправдательных документов и легкий доступ к ним являются непременными для каждой организации.

Чем дольше существует компания, тем больше бумаг у нее накапливается. Рано или поздно перед руководителем возникает вопрос о порядке избавления от них.

Но какие документы и в каком порядке можно ликвидировать? Давайте разберемся в этом вопросе.

После того как был завершен отчетный период, бухгалтер должен подшить бумаги и организовать их хранение в соответствии с порядком, установленным законодательными актами, а также обеспечить доступ к ним в течение пяти лет. Этот срок устанавливает закон о бухгалтерском учете.

Однако существует ряд бумаг, сохранность которых должна быть обеспечена на постоянной основе, например годовая отчетность.

Если бумаги не относятся к архивному фонду фирмы, то она может сама определить порядок их уничтожения, прописав его в локальных нормативных актах. Это возможно потому, что в законодательных актах этот аспект не уточнен.

Для хранения бумаг, не подлежащих уничтожению, можно организовать отдельный архив. Что же касается бухгалтерских бумаг, срок хранения которых составляет десять лет, то они в архив не передаются, а остаются в бухгалтерии и по прошествии времени ликвидируются.

В отношении некоторых категорий бумаг установлен индивидуальный порядок хранения и его сроки.

Часто бухгалтеры сталкиваются с тем, что в различных законодательных актах указаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. Это может быть связано с их принадлежностью как к бухгалтерскому учету, так и к налоговому.

В этой ситуации стоит опираться на тот законодательный акт, который обозначает больший срок.