Оглавление
Больничный лист работодателю
Без больничного листа предприятие не сможет оформить сотруднику социальные выплаты. Кроме этого, при отсутствии данного документа, появляются основания полагать, что работник прогулял. А это может привести к выговору, или даже к увольнению. В документе присутствуют строки, которые должен заполнить работодатель. Как правило, в организации этим занимается бухгалтерия:
- Место работы. Если название организации состоит из нескольких слов, между ними оставляется пустая клетка. Когда название не помещается в строке, его можно оборвать на полуслове.
- Статус места работы. В соответствующей клетке следует поставить галочку.
- В соответствующей строке указывается регистрационный номер и код, обозначающий, к какой именно территории относится данное отделение. Эти данные присваиваются при регистрации фирмы.
- Информация о сотруднике. Здесь указывается его ИНН и страховой номер.
- Условия начисления. Необходимо вписать код, который зависит от причин ухода на больничный. Эти коды представлены на оборотной стороне бланка. В случае необходимости можно поставить одновременно несколько кодов.
- Акт Н-1. Строка предназначена для заполнения в том случае, если сотрудник получил травму во время работы, что и стало причиной ухода на больничный. Такое происшествие фиксируется при помощи специального акта. В больничном листе нужно указать дату его оформления. Если травма не является производственной, данная строка не заполняется.
- Дата начала работы. Эта строчка заполняется в том случае, если сотрудник должен был приступить к своим обязанностям, но не сделал этого. Это является основанием для аннулирования трудового договора. Если работник вышел в указанную дату, строка остается пустой.
- Страховой стаж. Здесь вписываются годы и месяцы, которые были отработаны сотрудником. В расчет необходимо включать время прохождения службы.
- Период, за который положено пособие. Достаточно точно указать дни, за которые сотруднику необходимо насчитать пособие.
- Указывается средний общий заработок и средний заработок за день. Ниже указывается сумма пособия, которую сотрудник должен получить от предприятия.
- Также имеется графа, предназначенная для указания суммы, которую человек должен получить от фонда социального страхования. Эта строчка не заполняется работодателем. Естественно, итог также должен быть указан сотрудником ФСС.
- Ответственные за заполнение. Как правило, заполнением больничного листа занимается главный бухгалтер. В соответствующей строке указывается его ФИО и подпись.
(Видео: “Как заполнять больничный лист”)
В отличие от доктора, которому запрещено делать ошибки в документе, работодателю разрешается делать исправления. Для этого неправильная надпись просто перечеркивается горизонтальной линией. На оборотной стороне необходимо указать верные данные, и подтвердить их соответствующей надписью. Правки должны быть подписаны руководителем организации. Если ошибочно была заполнена графа, которая должна оставаться пустой, с обратной стороны укажите, что данная строка считается незаполненной. Причем разрешается делать не более двух исправлений со стороны работодателя.
Читайте далее:
Производятся ли удержания по исполнительному листу с больничного
Бланк путевого листа легкового автомобиля
Платежная ведомость — cкачать образец и бланк
Электронный или бумажный?
Регистрация больничных листов в журнале учета возможна как в бумажном формате, так и электронно в специальной программе 1С – Зарплата и кадры.
А с 2020 года введен электронный документооборот между медучреждением, ФСС и работодателем, где при введении сведений больничного листа автоматически формируется регистр учета листов нетрудоспособности.
Правила заполнения
Несмотря на то, что форму журнала разрабатывают самостоятельно в организации, необходимо внести следующие графы:
- порядковый номер при занесении записи по больничному листу;
- данные о сотруднике (ФИО, должность);
- штрихкод больничного листа;
- название медучреждения, которое оформило лист нетрудоспособности;
- срок действия больничного листа (начало и конец даты);
- число дней болезни;
- дата выхода на работу;
- роспись работника;
- форма работы (основная или совместительство);
- код причины;
- роспись лица ответственного за занесение данных из бюллетеня;
- примечание.
Образец (пример)
Сотрудник МУП «Весна» Прокопчук Наталья Михайловна принесла в отдел кадров организации больничный лист нетрудоспособности. Документ № 249 595 005 036 выдан ГБУЗ Михайловской ЦРБ, период болезни с 04.05.2017 по 15.05.2017 гг.
В организации проводятся следующие действия:
- Прием в отделе кадров больничного листа от сотрудника.
- Вносят сведения о больничном в журнал учета.
- Передают документ бухгалтеру для начисления пособия.
- Оплачивают пособие в день выдачи заработной платы.
Образец заполнения журнала учета больничных листов:
При начислении пособия по временной нетрудоспособности работнику, бухгалтер обязан суммировать дни по каждому коду и по всем эпизодам ухода за близким членом семьи.
Оплата бюллетеня ограничена в количестве дней в году:
- 01 общее заболевание – 75 дней;
- 09 уход за малышом до 7 лет – 60 дней;
- 09 уход за подростком от 7 до 15 лет – 45 дней;
- 13 за больным ребенком-инвалидом – 120 дней.
Если в сумме дни превышают ограничения, то пособие не выплачивается, бюллетень является фактом уважительной причины неявки на рабочее место.
Любое предприятие может самостоятельно создать форму журнала учета листов нетрудоспособности или использовать наш образец журнала предприятия или ИП.
Бланк журнала учета больничных листов
Узнайте, в каких случаях не оплачивается больничный лист. Как оформить совмещение на время больничного? Подробности — здесь.
Начисляются ли алименты с больничного листа? Узнайте тут.
Кто ведет?
Оформлением журнала учета бюллетеней занимается отдел кадров или бухгалтерия. Если службы отдела кадров нет, то эту работу выполняет бухгалтер или иное ответственное лицо.
Как утверждается?
Руководитель подписывает документ (приказ) о назначении ответственных лиц, которые будут принимать, следить за хранением и систематизацией бюллетеней в книге учета. Малые предприятия или ИП, у которых нет в штате отдела кадров, ведением книги занимается бухгалтер или сам ИП.
Срок и место хранения
В нормативных локальных актах на предприятии прописываются сроки и место хранения книги учета больничных листов.
Книга учета хранится вместе с бюллетенями. После истечения срока хранения журнал с документами сдают в архивное отделение.
Порядок и механизм учета листков
При приеме листков нетрудоспособности и их использовании в дальнейшем они находят отражение в документах двух типов:
| Документ | Описание |
| Книга получения бланков л/н | В ней формируются записи при приеме бланков в организацию от ФСС |
| Книга распределения бланков л/н | В ней формируются записи, когда полученные листки распределяются между врачами, имеющими право выписывать документы заболевшим людям |
Как и любые другие книги бухгалтерского учета, книги поступления и распределения в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя медицинского учреждения и скреплены печатью организации.
Необходимо отметить, что в книгах учета какие-либо записи вносятся в хронологическом порядке без пропусков или перемены местами дат. В книге распределения кроме записей о выдаче листков также указываются данные о том, сколько корешков от больничных листков было возвращено лечащим врачом. Переданные отрывные корешки, как и бланки, хранятся в лечебной организации. Срок их сохранности составляет три года.
По истечении этого срока организация имеет право уничтожить корешки, составив акт об уничтожении по законодательно установленной форме. Кроме того, листки временной нетрудоспособности могут попадать в книгу учета испорченных бланков, поскольку эти документы не выбрасываются, а также подлежат ответственному хранению.
К книге дополнительно необходимо составлять опись испорченных бланков с указанием их номеров и серий, ФИО врача и даты передачи на учет. Сохранность испорченных листков исполняется в течение трех лет. По истечении указанного срока учреждение имеет право на их уничтожение, составив при этом акт об уничтожении.
Подводя итог, следует выделить такие важные моменты учета больничных листков, как:
- бланки ставятся на бухгалтерский учет в специальной книге поступления бсо;
- распределение бланков отражается в специальной книге распределения;
- испорченные или исправленные бланки фиксируются в книге учета испорченных листков;
- поступление бланков оформляется накладной на поступление, а уничтожение корешков или испорченных бланков после трех лет хранения – актом на уничтожение.
| ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг |
Журналы и бланки
БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФ, РосгвардииКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовАрхивыАттракционы
Журнал регистрации больничных листов в организации
Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.
Инструкция для заполнения учетного журнала
В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:
- выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
- проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
- быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее – ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.
Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».
Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:
- Сначала указывается полное наименование юридического лица (в скобках дополнительно можно прописать и сокращенный вариант) или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
- Заранее указывается дата начала заполнения регистрационной книги, а также момент окончания внесения записей.
- В случае, если на предприятии у каждого документа имеется персональный номер, то и журналу присваивается индивидуальный индекс по существующей номенклатуре дел.
Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:
- Изначально указывается порядковый номер предоставленного бланка.
- В следующий столбец имеющейся таблицы вносится информация о дате, когда сотрудник принес медицинский документ работодателю.
- Обязательно внесение данных и о самом работнике: Ф.И.О., сведения о занимаемой им в компании должности, а также, если предприятие крупное, то и название подразделения организации, в котором он трудится.
- Записывается индивидуальный номер листка нетрудоспособности.
- Заполняется следующий столбец, в котором указываются данные о поликлинике, где сотрудник проходил лечение.
- Обозначается нетрудоспособный период: указывается дата, когда работник ушел в вынужденный «отпуск», а также дата закрытия больничного.
- В конце в документе делается пометка о том, сколько всего дней отсутствовал на рабочем месте сотрудник.
Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.
Срок хранения больничных листов в организации
Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.
Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.
Инструкция заполнения
Хотя данный документ не является обязательным, он должен быть заполнен соответствующим образом.
Формат ведения журнала учёта больничных листов закреплён на законодательном уровне.
Существует стандартная установленная схема заполнения данного документа по каждому больничному листу.
- Укажите на титульном листе полное название предприятия или организации, которая принимает и оплачивает больничные листы.
- Подпишите название документа («Журнал учета больничных листов»).
- Обозначьте период, в течение которого осуществлялось ведение и заполнение данного документа.
- Укажите регистрационный номер лица, производящего страховые взносы.
Заполните таблицу, содержащую следующие данные:
- порядковый номер листа;
- данные сотрудника (фамилия, имя и отчество);
- серия документа;
- причина, по которой оформлен документ (болезнь, травма, беременность и т.д.);
- период заболевания;
- продолжительность заболевания;
- число дней, в течение которых сотрудник являлся нетрудоспособным;
- сумма выплат.
В нижней части больничного листа должна стоять подпись бухгалтера предприятия или ответственного лица с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности.
Для того, чтобы документ был юридически значимым, необходимо соблюдение всех правил заполнения, описанных выше.
Существует установленный образец заполнения журнала учета больничных листов. Его можно скачать совершенно бесплатно на любых сайтах, он везде одинаков. Ниже представлен универсальный образец заполнения журнала учета больничных листов.
журнала учета больничных листов можно здесь.
Нужно ли вести журнал учета больничных листов в организации?
В РФ сегодня нет нормативных актов, которые обязывали бы учреждения вести подобные регистрационные формы. Заводить такой документ на своей фирме или нет, работодатель решает самостоятельно. Основная задача регистрационного журнала — это учет сданных работниками больничных листов и быстрый их поиск по записям, если в том возникнет необходимость. К примеру, Фонд социального страхования может попросить предоставить соответствующую книгу, а также можно быстро произвести подсчет общего количества дней, проведенных конкретным сотрудником на больничном, ведь статьями Трудового Кодекса установлено определенное количество дней в год, которые подлежат оплате.
Журнал учета больничных листов как вести?
Если было принято решение вести журнал учета листков нетрудоспособности, необходимо познакомиться с его структурой. Страничка данной учетной формы это своеобразная таблица, в столбцы которой вносится важная информация о периоде нетрудоспособности.
В частности в документе периодов нетрудоспособности содержатся такие сведения:
- Номер листка нетрудоспособности;
- Наименование медицинской организации, которая выдала данный документ;
- Период временной нетрудоспособности (когда выдан и когда закрыт, интервал дат);
- Дата передачи листка нетрудоспособности работодателю.
Рекомендация по заполнению: во избежание недоразумений при регистрации документа нетрудоспособности, предоставленного работником, следует подтвердить факт приема подписями ответственного лица и, предоставившего медицинский документ, работника.
Также книга регистрации больничных листов обязательно должна содержать реквизиты компании, на которой она ведется — юридический адрес, код, полное наименование и фамилии ответственных за его ведение лиц. В интернете довольно много макетов структуры данного документа и есть возможность бесплатно скачать любой понравившейся шаблон бланка. Допускается добавление новых строк и столбцов, которые необходимы на конкретном предприятии в связи со спецификой его работы. Никаких строгих рамок и ограничений законом не установлено.
Форма журнала учета больничных листов в организации
Книга учета листов нетрудоспособности в учреждении может вестись как в бумажном, так и в электронном формате. Это зависит от формы ведения бухгалтерской документации (бумажная или с использованием компьютерных программ) и личных предпочтений управляющего персонала. То есть, работодатель вправе решать, каким образом будет происходить ведение такого журнала.
Журнал учета больничных листов — образец заполнения
Для удобства заполнения и формированию понимания какие данные в какие графы необходимо разносить, рекомендуется ознакомиться с образцом заполненного журнала. Как уже было отмечено, данный документ может составляться в произвольной форме. Однако приведенный пример наглядно демонстрирует как необходимо вести учетную книгу листов нетрудоспособности.
Срок хранения журнала учета больничных листов
Не смотря на то, что ведение книги регистрации не является обязательным, существуют строгие правила ее хранения, если решение вести ее все же было принято. Как и большинство бухгалтерских документов, журнал регистрации должен храниться в архиве компании не менее пяти лет с момента его окончания. То есть, если на предприятии будет проводиться проверка, аудиторы будут внимательны к соблюдению сроков хранения и этого документа. В случае выявления нарушений могут быть применены штрафы.
Книги
Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература
Журнал регистрации больничных листов в организации
Для регистрации
иупорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачатьобразец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.
Инструкция для заполнения учетного журнала
В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию
работодателя и позволяет:
- выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
- проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
- быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее – ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.
Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений
». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текстПисьма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности ».
Инструкция по заполнению книги
регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у » начинается с заполнения титульного листа:
- Сначала указывается полное наименование юридического лица (в скобках дополнительно можно прописать и сокращенный вариант) или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
- Заранее указывается дата начала заполнения регистрационной книги, а также момент окончания внесения записей.
- В случае, если на предприятии у каждого документа имеется персональный номер, то и журналу присваивается индивидуальный индекс по существующей номенклатуре дел.
Далее журнал регистрации
листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:
- Изначально указывается порядковый номер предоставленного бланка.
- В следующий столбец имеющейся таблицы вносится информация о дате, когда сотрудник принес медицинский документ работодателю.
- Обязательно внесение данных и о самом работнике: Ф.И.О., сведения о занимаемой им в компании должности, а также, если предприятие крупное, то и название подразделения организации, в котором он трудится.
- Записывается индивидуальный номер листка нетрудоспособности.
- Заполняется следующий столбец, в котором указываются данные о поликлинике, где сотрудник проходил лечение.
- Обозначается нетрудоспособный период: указывается дата, когда работник ушел в вынужденный «отпуск», а также дата закрытия больничного.
- В конце в документе делается пометка о том, сколько всего дней отсутствовал на рабочем месте сотрудник.
Cкачать образец
Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.
Срок хранения больничных листов в организации
Сроки хранения больничных листов на предприятии
, а также регистрационной книги, обозначены вп. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ».
Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать
Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.
